Datenschutz bei haystax

1. Vorbemerkung

Als Recruitment-Unternehmen ist haystax täglich mit personensensiblen Daten befasst. Aus diesem Grund haben wir schon immer besonderen Wert auf den Schutz und die Vertraulichkeit von Daten gelegt. Sei es in Bezug auf Bewerber oder auf Kunden, Vertragspartner, Mitarbeiter und Dienstleister. Personenbezogene Daten werden in unserem Unternehmen und an den einzelnen Standorten von haystax nur in dem Umfang erhoben, der für die Durchführung unserer Aufträge erforderlich ist. In keinem Fall werden diese uns anvertrauten persönlichen Daten verkauft oder aus anderen Gründen an Dritte weitergegeben.

Als Richtlinie gelten für uns die jeweils gültigen Datenschutzgesetze, insbesondere das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und das Telemediengesetz (TMG) sowie seit 25. Mai 2018 die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Im Folgenden erläutern wir, wie wir den Datenschutz gewährleisten und welche Art von Daten zu welchem Zweck erhoben werden. Sollten Sie weitergehende Fragen zur Speicherung und Verwendung Ihrer persönlichen Daten haben, kontaktieren Sie uns bitte direkt über die Kontaktmöglichkeiten auf unserer Website.

2. Zweckbestimmung

haystax ist mit fünf unabhängig agierenden Büros eines der führenden Headhunting- Unternehmen für die Hotellerie und Gastronomie sowie verwandte Branchen. In der Zusammenarbeit mit Kunden und Bewerbern gibt es dabei keine Standardvorgaben, da jeder haystax-Geschäftsführer und jeder Standort individuelle Lösungen benötigt. Der gesamte Rekrutierungsprozess aller haystax-Büros – von der Auftragsvergabe bis zum Abschlussgespräch – ist gezielt auf die jeweiligen Bedürfnisse der Bewerber und Kunden abgestimmt.

Durch Ihre aktive Registrierung und das Zusenden Ihrer persönlichen Bewerbungsunterlagen werden Sie in unsere Kandidaten-Datenbank aufgenommen. Der Zweck unserer Datenbank ist, zwischen Arbeitgebern und potenziellen Mitarbeitern zu vermitteln und eine bestmögliche Lösung für die Positionierung von qualifiziertem Personal in den jeweiligen Unternehmen zu erreichen. Die Datenbank ist unabhängig von unserem Webauftritt und nicht mit diesem verknüpft.

3. Erhebung und Verarbeitung der personenbezogenen Daten

3.1 Registrierung

Mit Ihrer Registrierung in unserer Kandidaten-Datenbank erteilen Sie haystax die Einwilligung, dass Ihre personenbezogenen Daten und sonstige Angaben in unsere Datenbank aufgenommen werden. Damit Sie unseren Service ohne Einschränkungen nutzen können und unsere Mitarbeiter Ihr Anliegen in Hinblick auf Ihre Bewerbung optimal bearbeiten können, werden in unserem Registrierungsformular wichtige Angaben zu Ihrem Lebenslauf erhoben. Mit Ihrer Registrierung willigen Sie in die Aufnahme Ihrer personenbezogenen Daten in unsere Bewerberdatenbank und deren Speicherung bis auf Widerruf ein.

Die personenbezogenen Daten, die wir für Ihr Stellengesuch gemeinsam mit Ihren Bewerbungsunterlagen (Lebenslauf, Anschreiben, Zeugnisse) speichern, beinhalten Name, Adresse, Telefonnummer, Mobilfunknummer, E-Mail Adresse, Foto, Geschlecht, Staatsbürgerschaft, Geburtsdatum, Familienstand, Schulbildung, Zusatzqualifikationen und Sprachkenntnisse. Nachdem Ihre Daten in unserem System von Ihnen selbst und von uns eingegeben wurden, werden in diesem Zusammenhang von einem unserer Geschäftsführer bzw. Mitarbeiter weitere Informationen erfragt, die Ihr berufliches Umfeld betreffen. Hierunter fallen unter anderem Angaben zu Gehalt, Ausbildung, beruflicher Laufbahn und sonstigen Fähigkeiten.

Außer Adress- und Kontaktdaten, Geburtsdatum, Familienstand und Schulbildung sowie einer aktuellen Version Ihres Lebenslaufes sind alle weiteren Angaben selbstverständlich vollkommen freiwillig. Allerdings kann Ihnen haystax für den weiteren Vermittlungsprozess ohne diese Angaben nicht gewährleisten, den gesamten Service nutzen zu können.

Ihre persönlichen Daten werden streng vertraulich behandelt und nicht ohne Ihr Einverständnis an Dritte weitergegeben. Der Zugriff auf Ihre Daten sowie deren Bearbeitung ist nur den Geschäftsführern und autorisierten Mitarbeitern von haystax möglich.

3.2 Widerruf

Da haystax auch bei Ihrer weiteren Karriereplanung Ihr Begleiter sein möchte, werden Ihre Daten auch nach Beendigung des jeweiligen Bewerbungsverfahrens gespeichert bleiben, um Sie auch bei zukünftigen Stellenangeboten kontaktieren zu können. Sollten Sie eine Löschung Ihrer Daten wünschen, können Sie dies jederzeit formlos per schriftlichem Widerruf beantragen.

3.3 Homepage

Unsere Homepage verwenden wir nicht zur Datenerfassung und -verarbeitung. Daher finden Sie bei uns kein Online-Antwortformular, sondern nur die Möglichkeit zur Kontaktaufnahme per E-Mail oder Telefon/Fax. Wir nutzen auf unserer Website zudem keine Web-Analysedienste wie z.B. Google Analytics und verwenden daher auch keine Cookies.

4. Weitergabe von personenbezogenen Daten

haystax verarbeitet die personenbezogenen Daten des Bewerbers nach den Vorschriften der datenschutzrechtlichen Bestimmungen. haystax erhebt, verarbeitet und nutzt die personenbezogenen Daten hiernach nur in dem Rahmen, der für die Begründung und Ausgestaltung des Bewerbungsverhältnisses sowie für die Vermittlung der Tätigkeit des Bewerbers bei Kundenunternehmen erforderlich ist.

Eine Übermittlung der personenbezogenen Daten des Bewerbers erfolgt an Kunden von haystax, soweit dies für die Vermittlung des jeweiligen Bewerbers erforderlich ist, und nur mit dem ausdrücklichen Einverständnis des Bewerbers.

Die Erforderlichkeit richtet sich nach dem gemeinsam mit Ihnen abgestimmten Tätigkeits- und Kompetenzprofil, soweit eine Vermittlung bei einem Kunden von haystax wahrscheinlich erscheint. Unsere Auftraggeber sind alle vertraglich auf die strenge Vertraulichkeit der Daten, die wir übermitteln, hingewiesen und verpflichtet worden. Zudem sind alle Kunden von haystax darauf hingewiesen worden, daß die Unterlagen abgelehnter Bewerber von den jeweiligen Auftraggebern an haystax zurückzusenden oder zu löschen sind.

Weiterhin soll darauf hingewiesen werden, dass haystax Kunden hat, die sich in Ländern befinden, die nicht über ein angemessenes Datenschutzniveau im Sinne der Europäischen Datenschutzrichtlinien verfügen. Durch Ihre Registrierung in unserer Datenbank ist es möglich, dass Sie für Kunden außerhalb der Europäischen Union in Frage kommen und diesen Ihre Daten zur Verfügung gestellt werden. Sollten Sie eine Einschränkung der Nutzung Ihrer Daten für bestimmte Länder wünschen, können Sie uns dies schriftlich per E-Mail mitteilen.

5. Bearbeitung und Löschung Ihrer Daten

Sie haben das Recht darauf, die Löschung aller zu Ihrer Person gespeicherten Daten aus unserer Datenbank zu beantragen. Allerdings möchten wir Sie darauf hinweisen, dass Sie im Falle einer Löschung in Zukunft nicht mehr bei der Vermittlung offener Stellen berücksichtigt werden können.

Weiterhin haben Sie das Recht auf Auskunft über die zu ihrer Person gespeicherten Daten. Das gilt auch bezogen auf Auskünfte über die Herkunft dieser Daten, die Empfänger oder Kategorien von Empfängern, an die die Daten weitergegeben werden oder den Zweck der Speicherung. Sie haben zudem das Recht auf Berichtigung, wenn unrichtige Daten gespeichert wurden.

6. Hinweise zu externen Links

Mit Urteil vom 12. Mai 1998 – 312 O 85/98 – „Haftung für Links“ hat das Landgericht (LG) Hamburg entschieden, dass man durch die Anbringung eines Links die Inhalte der gelinkten Seite ggf. mit zu verantworten hat. Dies kann – so das LG – nur dadurch verhindert werden, dass man sich ausdrücklich von diesen Inhalten distanziert. Hiermit distanzieren wir uns ausdrücklich von allen Inhalten aller gelinkten Seiten auf unserer Homepage und machen uns diese Inhalte nicht zu eigen. Diese Erklärung gilt für alle auf dieser Website angebrachten Links.

7. Datensicherheit

Zum Schutz der personenbezogenen Daten sind von haystax die notwendigen technischen und organisatorischen Maßnahmen getroffen worden, die erforderlich sind, um die Ausführung der Vorschriften des BDSG zu gewährleisten. Insbesondere finden dazu die in der Anlage zu § 9 BDSG enthaltenen Kontrollziele Beachtung, welche gegen zufälligen Verlust und gegen unberechtigten Zugriff, Nutzung, Abänderung oder Zugänglichmachen schützen sollen.

Eine konsequente Durchsetzung und Weiterentwicklung der oben genannten Maßnahmen zum Datenschutz erfolgt durch die kontinuierliche Kontrolle aller Systeme und Abläufe. In diesem Kontext ist der jeweilige haystax-Geschäftsführer für die Mitarbeiterschulung hinsichtlich der verwendeten IT-Systeme, der Software und des Umgangs mit personenbezogenen Daten verantwortlich. Mit Hilfe von Checklisten und Tätigkeitsberichten bleibt die Datenschutzkontrolle stets transparent und ist zu jedem Zeitpunkt nachvollziehbar. Der jeweilige Geschäftsführer überprüft zudem die Konformität des Datenschutzkonzeptes in Bezug auf die aktuelle Gesetzeslage und aktualisiert das Konzept gegebenenfalls.

Darüber hinaus haben sowohl unsere Kunden, als auch unsere Bewerber jederzeit die Möglichkeit, Einblick in ihre Daten zu bekommen und über die aktuelle Verwendung der Daten informiert zu werden.

8. Datenschutzhinweise zur Kontaktaufnahme

Wenn Sie mittels E-Mail Kontakt zu uns aufnehmen, werden wir Ihre persönlichen Kontaktdaten, die Sie uns übermitteln, elektronisch speichern, um sie für Kommunikationszwecke mit Ihnen zu verwenden. Wir werden diese Daten grundsätzlich nicht an Dritte verkaufen oder vermieten. Eine Übermittlung an Dritte erfolgt nur mit Ihrer Einwilligung, insbesondere soweit die Übermittlung zur Erbringung von Ihnen in Anspruch genommener Dienste erforderlich oder soweit sonst gesetzlich zulässig ist.